El avance que ha tenido la tecnología a través de los años ha establecido la importancia de la misma para el desarrollo de las empresas e incluso para la personas en el desarrollo de cualquier actividad, en la actualidad muchas empresas establecen e implementan un sistema de información de acuerdo con el objetivo estratégico de la misma, debido a que este factor tecnológico es causa de la globalización y de los retos que esta representa para todas las organizaciones.
Por esta razón es importante que cualquier empresa implemente los sistemas de información, para así, incrementar su competitividad con respecto a su competencia y lograr identificar mejoras continuas en sus procesos y actividades fundamentales para el correcto desarrollo de las labores de la misma.
Este proyecto tiene como objetivo fundamental poder desarrollar e implementar un sistema de información en la empresa COLCARTON SAS específicamente en el área de ventas, mediante el cual se logre mejorar, optimizar y estandarizar alguno de los procesos que se realizan actualmente en la empresa.
INTRODUCCIÓN
Segunda Entrega
CORRECIÓN TECNOLÓGICA Y PROPUESTAS DE MEJORAMIENTO DE HARDWARE
COLCARTON SAS
A continuación se presentan en la siguiente tabla la adquisición de nuevos equipos de cómputo en las instalaciones de COLCARTON debido a que actualmente los computadores de escritorio que utiliza la empresa no cuentan con gran capacidad de memoria y cuentan con versiones muy antiguas, además la capacidad de procesamiento de los mismos es muy baja en comparación de computadores que hay actualmente en el mercado. Se propone la adquisición de un computador para el área de producción con su respectiva impresora, debido para así tener un mejor seguimiento de los procesos, además de esta manera se puede implementar la red de intranet en todas las áreas de la empresa. También se tuvo en cuenta cambias las impresoras para el área de mercadeo, recepción y ventas, debido a que de esta manera se puede evitar que los procesos simultáneos que necesiten de la impresora no se vean afectados y además se reduzcan los tiempos de operación.
Precio: 799.900 COP
Unidades: 4
Total:3.199.600 COP
Computador de Escritorio PC All in One LG 22CV241 Chromebase
Precio: 539.900 COP
Unidades: 4
Total:2.159.600 COP
Impresora multifuncional office jet pro 8610
Total Adquisición (aprox):
$ 5.359.200 COP
CORRECCIÓN TECNOLÓGICA Y PROPUESTAS DE MEJORAMIENTO DE SOFTWARE
En cuanto al software instalado en los computadores de la empresa, se contaba con un sistema operativo Windows 7 versión 2009, para esto se sugiere la adquisición de los nuevos equipos de cómputo, adicionalmente se propone instalar la versión 10 debido a que los computadores propuestos cuentan con la versión de Windows 7, esta sugerencia se debe a facilidad y mejor adaptabilidad de los empleados al sistema operativo propuesto, Windows 8 puede resultar más complejo de usar, mientras que las versión de Windows 8.1 incorpora facilidades de uso que tenía la versión de Windows 7 para la satisfacción de los usuarios.
En cuanto a los programas del computador se sugiere implementar office versión 2013 o 2016, ya que son en el mercado los software más reciente de Microsoft office, y no presentan cambios relevantes en cuanto a su uso. A continuación se presentan los costos adyacentes a las propuestas sugeridas a la empresa.
COLCARTON SAS
Total Adquisición (aprox):
$ 3.490.968 COP
ÁREA ESCOGIGA
El área escogida corresponde al Área de ventas, esta área de la empresa se encarga del manejo y repartición de pedidos y ordenes de producción de la empresa, al igual que el contacto con los clientes, además esta área es la responsable de la administración de los recursos necesarios.
Se escogió esta área debido a que es el área de ventas lleva mayor parte de sus registros en papel, especialmente en la recepción de pedidos. Al momento de obtener la orden, esta información la introducen a Excel, pero no está bien repartido el manejo de información que tiene cada cargo.
COLCARTON SAS
PROCESOS ÁREA DE VENTAS
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Recepción de pedidos: consiste en la toma de datos de manera manual de los diversos pedidos de acuerdo con las necesidades del cliente, la mayoría de los pedidos los clientes la realizan vía telefónica.
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Realización de facturas de compra: este proceso se realiza mediante una plantilla determinada en Excel, en las cuales se generan las facturas de compra de acuerdo con la información adquirida durante la recepción de pedidos según las referencias.
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Registro del inventario: se realiza de manera manual mediante el llenado de formatos referentes a los productos que quedan en bodega al final de la semana.
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Organización de cronograma de actividades: proceso realizado al inicio de cada año y cada mes de ejecución manual donde se planea y se publica las actividades que se van a realizar a lo largo de los distintos periodos contemplados en el cronograma.
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Pedidos de materia prima: proceso realizado manualmente y va ligado al cronograma de actividades y la planeación de presupuesto
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Contacto con clientes
ÓRDEN DE PRODUCCIÓN COLCARTÓN SAS
En el siguiente video se encuentra el BPM en Bizagi del área de ventas en el proceso de solicitud de Órden de Producción, en el cual se evidencia cada actividad que se debe realizar para poder implementarla.
COLCARTON SAS
Órden de Producción Actual empresa Colcartón SAS 2015
