Primera Entrega
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo de investigación es un proyecto de aplicación de la materia Administración de Sistemas de Información el cual pretende conocer con una visión general la empresa COLCARTÓN SAS, y analizar la manera como manejan su información en cuanto a las tecnologías que se utilizan dentro y fuera de la empresa, pudiendo así identificar factores internos y externos mediante un levantamiento de información el cual contribuya para detectar el mejoramiento estratégico aplicando tecnologías de información en la misma .
COLCARTÓN SAS
Generalidades de la Empresa
1. Razón Social: COLCARTON S.A.S
2. Representante Legal: Jorge E. Rodríguez Vanegas
3. Teléfono: 244 11 12 – 269 Bogotá
4. Ubicación: COLCARTON S.A.S. (SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA), fue fundada por Gonzalo Rodríguez Núñez, Español, en el año de 1975. La empresa actualmente opera y está ubicada en la Carrera 43 A # 20 B - 20 de la ciudad de Bogotá.
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COLCARTÓN SAS
PLANOS COLCARTÓN SAS segundo piso
Recepción
Área de Mercadeo
Área de
Ventas
Sala de
Juntas
Baños
la figura 1 representa el plano del segundo piso de la empresa COLCARTÓN S.A.S en donde se encuentra una secretaria, el área de mercadeo, el área de ventas, una sala de juntas y un sector de baños.
FIGURA 1. Segundo Piso Colcartón SAS
Secrtaria
PLANOS COLCARTÓN SAS tercer piso
En la Figura 2 que se ve a continuación representa el tercer piso de la empresa COLCARTÓN S.A.S en donde se encuentra unas oficinas, la oficina del jefe, una sala de juntas y un sector de baños.
FIGURA 2. Tercer Piso Colcartón SAS
PLANOS TOPOLOGÍA DE RED COLCARTÓN SAS
Secrtaria
Sala de
Juntas
Recepción
Baños
Secrtaria
Sala de
Juntas
Recepción
Baños
Sala de
Juntas
En la Figura 3 se puede observar la topología de red de todas las áreas de la empresa, ellas se unen por un cable de red que es de color azul en dicha imagen.
FIGURA 3. Redes Segundo Piso Colcartón SAS
Análisis DOFA
En el análisis DOFA se tienen en cuenta las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas con las cuales cuenta una empresa para cumplir sus metas y ejecutar sus estrategias que han proyectado de la mejor forma posible.
Nuestros productos están sujetos a un completo control en cada uno de los procesos de Elaboración y Entrega.
Se hará un seguimiento de calidad por medio de encuestas telefónicas y escritas directamente con sus clientes, lo que dará información necesaria para determinar la percepción que tienen los clientes sobre los aspectos primordiales del producto.
Identificación
Con la documentación que se usa durante el proceso y que acompaña al producto en cada paso de su fabricación, se controla la calidad y se identifica quien desarrolla cada actividad y quien la controla.
Trazabilidad
La organización con la documentación necesaria y política de calidad permite analizar las competencias de los trabajadores al determinar si se encuentran fallas en el producto, donde se podrá establecer en qué parte del proceso hubo un error y las causas que lo motivaron.
Mejora Continua
Al analizar la información con que se cuenta; se podrán detectar los puntos débiles de la producción y así mismo hacer la corrección de estos por medio de acciones preventivas con base en las mediciones.
Maquinaria
Programación de mantenimientos preventivos de equipos y rápida solución al mantenimiento correctivo para evitar retrasos en la producción.[1]
Situación actual del sector
De acuerdo al anterior diagrama de torta de la participación de los subsectores, la producción y transformación de papel, cartón y sus productos derivados representa el 3,6% del total del PIB Colombiano.
POLÍTICAS DE CALIDAD
COLCARTÓN SAS
COLCARTÓN SAS
El mapa de procesos de una empresa muestra todos los grandes procesos que se realizan en esta para cumplir con su misión y visión. A continuación se muestra el mapa de procesos para COLCARTÓN S.A.S., clasificando los procesos del área de ventas y mercadeo en procesos estratégicos, operativos y de soporte.
La pirámide de la información es una forma de representar el manejo de la información que tiene cada cargo en la empresa de acuerdo a sus labores y su área.
En el nivel gerencial se encuentra el gerente general, el cual no pertenece a ningún área específica de la empresa ya que sus labores repercuten en todas las áreas de la organización. En el nivel gerencial en cuanto a gerencia media se encuentran los directos que representan cada una de las áreas de la empresa. En el nivel de conocimiento en cuanto a trabajadores de datos y conocimiento no se encuentra ningún área en específico ya que el contador tiene un área propia y el revisor fiscal no hace parte de un área en particular. En el nivel operacional se encuentra el área de producción y comercial.
En cuanto a los recursos físicos la empresa tiene una planta de 170 m2 ubicada en la zona industrial mencionada anteriormente, distribuida para desarrollar funciones de producción y oficina.
La empresa maneja en todas las áreas un tipo de iluminación con tubos led correctamente distribuidos, cada oficina cuenta con un par de estos tubos los cuales están encendidos durante todo el día laboral.
Cuenta con tres pisos, en el primer piso se encuentra el área de producción, en este primer piso de la planta para facilitar las actividades de producción se dispone de los siguientes máquinas
En la siguiente tabla se especifican los ordenadores e impresoras empleadas en el área de mercadeo y ventas en la empresa de COLCARTÓN S.A.S, adicionalmente en este segundo piso se encuentra la recepción, la cual se encuentra inmediatamente al frente de las escaleras por donde ingresa el cliente. Consta de un escritorio en forma de “L”, dos sillas para los clientes, un teléfono, una impresora, dos cuadros en los que se expone la misión y visión de la empresa
En la siguiente taba podemos observar los precios de infraestructura de software y hardware de cada computador.
COLCARTÓN SAS
Arquitectura de hardware
Entre los computadores con los que cuenta la empresa existe una red de área local (LAN) ya que la empresa es pequeña. Algunas de las ventajas al usar esta red en la empresa han sido:
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Presenta buena flexibilidad para incrementar el número de equipos conectados a la red.
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Si alguna de las computadoras falla el comportamiento de la red sigue sin problemas, sin embargo, si el problema se presenta en el controlador central se afecta toda la red.
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El diagnóstico de problemas es simple, debido a que todos los equipos están conectados a un controlador central.
Para el análisis de infraestructura de hardware hay que tener en cuenta que de los computadores actuales de la empresa 2 de ellos son computadores de escritorio, hay un computador portátil y adicional a esto hay otro computador el cual es compuesto o armado, es decir, está armado de una CPU, un teclado, un mouse y un monitor de marcas diferentes. Además cuentan con tres impresoras cada una conectada a cada computador.
Análisis y descripción del Software por áreas y de los posibles sistemas de información existentes
En la empresa COLCARTÓN S.A.S no hay un software organizacional instalado, debido a que es una empresa se encuentra en desarrollo y por el momento no cuenta con los recursos suficientes para instalar un ERP. El software de la empresa se encuentra únicamente en la parte administrativa, ya que en esta área es la única que tiene presencia de tecnologías de computación y son los únicos que manejan. El software básico que tienen para la organización y funcionamiento de la empresa es Microsoft office, dentro de este software el programas más importantes para la empresa es Microsoft Excel, Microsoft Word aparece como un programa complementario para realizar la documentación de la empresa. El computador que queda en el área de ventas se encuentra un programa especial de contabilidad.
Microsoft Excel es el encargado en la empresa de manejar todo lo referente a las bases de datos de la empresa, maneja toda la información referente a proveedores, clientes, así como maneja la información básica de cada producto de acuerdo con la línea de producto a la cual el producto pertenezca. Este programa permite una mayor flexibilidad de datos mediante el uso de tablas que permiten un elaboración de informes sencilla facilitando las labores de análisis para la empresa, en cuanto a la funcionalidad de las bases de datos se usan macros las cuales permiten un mayor ahorro de tiempo mediante la ejecución rápida de las diversas acciones permitidas por Excel. Este programa también se encarga de realizar cálculos más específicos que son relativos al área de producción de la empresa, debido a que ahonda su análisis en variables como materia prima y todas sus implicaciones, consumos y costos así como otras variables relativas a la fabricación de cada uno de los productos, este programa toca actualizarlo para llevar un registro de los procesos y así tener un control total del proceso.
OPORTUNIDADES DE MEJORA
La empresa COLCARTÓN S.A.S. cuenta con algunos inconvenientes en cuanto a sus sistemas de información los cuales son:
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No cuenta con una página web propia en la cual se expongan sus servicios.
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Los empleados no cuentan con correo propio de la empresa, manejan sus labores mediante correos personales.
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El contacto con el cliente sólo se realiza en papel, no presenta contacto virtual.
Descripción y análisis de la página web. Mapa de navegación descriptivo de la existente. Si no existe plantear una idea
Se pretende hacer una Página Web con el fin de proporcionar a la empresa COLCARTÓN S.A.S para mejorar la publicidad, ofreciendo información relevante y actualizada de todos sus productos que ofrece la empresa; para así lograr ser una Institución reconocida. Asimismo proporcionar una mayor interactividad con el cliente-usuario, el cual pueda acceder a dicha información de una forma fácil, además de tener una interactividad cómoda y amigable para el usuario, con el fin de atraerlos al sitio y posteriormente poder adquirir un mayor nivel de visitantes a la empresa.
Beneficios de la Página Web
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Participación de usuarios en la Página Web con comentarios.
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Mayor Audiencia a la Organización.
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Una plataforma de aplicaciones de la Empresa.
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Retroalimentación con la participación de los clientes.
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Administración del conocimiento de la Organización.
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Interacción con el usuario.
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Amabilidad con el usuario.
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Ventas directas con ayuda de la Página Web.
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Mejora el proceso de ventas.
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Contenidos variados y novedosos.
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Dinamismo en el uso y manejo de la Página Web, así como de su contenido.
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Descargas de archivos en la sección de galería.
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Accesibilidad desde cualquier computadora con acceso a Internet.
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Valor implícito con la creación e mercados más eficientes.
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Facilidad de acceso
COLCARTÓN SAS
ANÁLISIS DEL MERCADO
Es una empresa de fabricación de papel, cartón corrugado y pastas celulósicas; envases y embalajes de papel y cartón para el sector de productos de comida, medicamentos e industria, y además es reconocida por sus altos estándares de calidad y profesionalismo en los cuales la satisfacción del cliente es el pilar de sus operaciones.
Cuenta con una gran variedad de clientes donde se incluyen desde empresas de gran tamaño hasta pequeños distribuidores y comerciantes. Algunos de sus principales clientes son:
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Laboratorios Multinacionales
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Abbott Laboratories de Colombia.
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Productos Roche
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Grandes Superficies
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Carrefour
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Colsubsidio
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Makro
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Alimentos
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Castellana 104
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Festytortas
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Kelloggs Colombia
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Past. Guernika
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Past. Maite
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Past. San Fermin
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Otros
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Cerracol
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Doménico
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Formit Rogers
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Giuvadan Colombia
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Havells Sylvania
Gracias al crecimiento de la industria la empresa tiene una gran competencia no solo a nivel local, sino también a nivel nacional. A continuación se nombran unas de las competencias más significativas para COLCARTÓN S.A.S